Octopus #7 - Une boite mail de compet'

Dans ce numéro d’Octopus 🐙 :

1. Créer des libellés 🏷 : Facilite la recherche et l'organisation de tes e-mails grâce aux libellés.

2. Automatise le tri de tes mails 🤖 : Fais en sorte que les emails se rangent tout seuls !

3. Personnalise ta boite de réception 🎇 : Rend ta boite mail unique et adaptée à ta pharmacie.

4. Utilise toutes les fonctionnalités de Gmail 📨 : Deviens ultra efficace grâce aux fonctionnalités Calendrier, Bloc-note et Liste des tâches

   
   ⏱ Temps de lecture  : environ 6 minutes.

Salut à tous !

On est très heureux de te retrouver dans cette nouvelle édition d’octopus ! Aujourd’hui, on va t’aider à réorganiser ta boite mail et te donner 2/3 conseils pour qu´elle arrête de ressembler à une chambre d’ado mal rangée 🧹.

Il faut savoir également que trier et organiser sa boite mail est une action écologique ♻️. Chaque Français stocke entre 10 000 et 50 000 emails inutilement et sont à l’origine de 0,3 % des gaz à effet de serre. Ne serait-ce pas le bon moment de faire le tri dans ta boîte de réception ?

Pour ce numéro, nous allons fonctionner comme un tutoriel sur Gmail, que tu pourras suivre de A à Z, et à la fin tu auras une boite mail que tu seras même fier de montrer à ta maman. Voici un exemple de ce que tu pourras obtenir à la fin de cette newsletter :

🏷 Créer des libellés

Le premier pas pour une organisation efficace de ta boite mail est la création de libellés. Les libellés sont un moyen d'organiser et de classer les e-mails. Contrairement aux dossiers traditionnels, les libellés sont plus flexibles car un e-mail peut avoir plusieurs libellés simultanément.

Lorsque tu attribues un libellé à un e-mail, tu lui associes une sorte d'étiquette virtuelle qui indique le sujet ou la catégorie de cet e-mail. Par exemple, tu peux avoir des libellés tels que "Commandes", "Administratif", "Équipe", ou "Patients". Un même e-mail peut être associé à plusieurs libellés s'il est pertinent pour différentes catégories.

Les libellés facilitent la recherche et l'organisation des e-mails, car tu peux trier ou filtrer tes messages en fonction de ces libellés. Cela permet de maintenir une boîte de réception plus organisée et de retrouver facilement des e-mails spécifiques, même si tu as un grand nombre de messages.

La plupart des systèmes d’emails proposent la création de dossiers pour trier et organiser ses messages. Gmail utilise quant à lui des libellés, mais le fonctionnement est le même que les dossiers.

Par défaut, votre boîte de réception contient déjà certains libellés, mais pour une meilleure organisation vous devez créer les vôtres.

Pour cela, cliquez sur « Créer un libellé » dans la sidebar de gauche.

Il ne te reste plus qu’à trier tes emails et pour cela deux possibilités.

• Tu peux libeller ton email à la manière d’un tag. Pour cela, ouvre ton message et clique sur l’icône de label. Choisi celui qui te convient et clique sur « Appliquer ».

  Dans ce cas l’email reste dans ta boîte de réception mais il est plus facilement identifiable.

• Par contre, si tu souhaites le ranger clique sur l’icône du dossier « Déplacer vers » et choisi ton libellé. Ici l’email n’est plus dans ta boîte de réception mais se retrouve dans le libellé depuis la sidebar de gauche.

Maintenant que tu sais comment créer un libellé on va te donner quelques conseils pour qu’ils soient utilisés de manière optimale.

🏷️ Utilise des Libellés Malins Les libellés sont comme des post-it magiques qui collent aux emails et les organisent automatiquement. Par exemple, "Urgent" pour les ordonnances en attente, "Avis Fournisseur" pour les communications des laboratoires, et "Action Requise" pour les emails nécessitant ta réponse.

Si jamais tu as peur de te retrouver avec trop de libellés, tu peux également utiliser le “suivi”, c’est la petite étoile à gauche de ton mail sur la boite de réception ⭐️ . Et surprise, si tu cliques plusieurs fois dessus, elle peut changer de couleur et même d’icône, de quoi te créer un système totalement personnalisé !

🤖 Automatise le Tri

Fais en sorte que les emails se rangent tout seuls ! Configure des règles pour diriger automatiquement les emails provenant de certains expéditeurs vers les libellés appropriés. Par exemple, les factures peuvent aller directement dans le dossier "Finances".

Pour ça, sélectionne un mail reçu (ici une newsletter qui te recommande des webinnaires à suivre), puis clique sur les trois petits points pour sélectionner “filtrer les messages similaires”. Tu peux alors créer un filtre qui concernera tous les e-mails semblables !

Dans notre exemple, tous les mails provenant de ladite adresse pourront se voir appliquer un libellé (ou plusieurs !). Pense bien à cocher la dernière case “Appliquer également ce filtre à x conversations correspondantes” pour que tes anciens mails rejoignent le filtre.

🎇 Personnalise ta boite de réception comme personne

Et si on te disait qu’il y avait moyen de rendre ta boite mail vraiment unique ? On t’offre un exemple ici avec à gauche ta boite de réception classique, et à droite une seconde colonne pour les mails que tu juges importants pour toujours les avoir à l’œil 👀 

Pour ça tu dois aller dans tes paramètres Gmail ⚙️ 

Descends jusqu’au niveau de “Type de boite de réception” et clique sur la dernière case pour arriver à la prochaine étape. Pour nous, il s’agit d’avoir tous les e-mails avec une petite étoile dans notre colonne de droite sur l’accueil ⭐️. Donc pour ça, dans Section 1 tu vas remplir “is:starred” et tu la nommes à ta guise par la suite. Tu peux la placer où bon te semble même.

On t’a montré une des possibilités, mais tu peux voir plus loin encore, avec une autre colonne pour un libellé en particulier “is:A traiter” par exemple.

📅 Utilise toutes les fonctionnalités offertes par Gmail

Tout à droite de ta boite mail, tu trouveras les icônes du Calendrier, du Bloc-note ainsi que de la Liste des tâches de chez Google. Une façon rapide et ultra efficace de retrouver tes RDV, quelques informations importantes ou tes tâches récurrentes pour devenir un pro de l’organisation 🦾.

🚮 Fais le Tri de Tes Newsletters : Libère-toi du Fardeau des Spams et des mails Non Lus !

Tu te sens submergé par les spams et les newsletters que tu n'as pas le temps de parcourir ? Il est facile de se retrouver noyé dans ce flot constant de messages.

Imagine retomber sur ce message oublié depuis longtemps, une idée brillante proposée par Octopus mise de côté ou une newsletter inspirante gardée précieusement... C'est une excellente raison pour apprendre à organiser tes mails !

Pour te faire gagner un temps précieux tout en contribuant à la préservation de notre planète, découvre Cleanfox. Cet outil ingénieux examine ta boîte mail et te propose une sélection de courriels pouvant être supprimés. Il t'offre des informations précieuses, telles que le taux d'ouverture (c'est-à-dire la proportion de courriels ouverts par rapport à ceux reçus) et l'impact environnemental associé, mesuré en volume de CO2. Cleanfox prend en charge la suppression et/ou la désinscription des newsletters que tu consultes le moins fréquemment.

Ce geste simple, à ta portée, contribue à réduire la pollution numérique. De plus, pour chaque personne que tu invites à utiliser l'application, un arbre est planté en Zambie 🌳. C'est une belle initiative pour notre planète, et chaque participation compte !

Voilà, on espère que sur numéro t’a plu et que tu pourras appliquer quelques-uns de nos conseils pour ne plus voir ta boite mail comme un fardeau. Et si en plus ça te permet de voir plus facilement notre newsletter… Et ouais pas bêtes les types 🤓🤓

On te laisse organiser tes mails et on se retrouve la prochaine fois avec un beau libellé Octopus 🐙 !

Corentin et Marin.